2019/06/01

優秀な部下の 報・連・相(ほうれんそう)テクニック

 

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最近、部下が複数名、自分のチームに配属になりました。
配属直後は、わからないことだらけ。
質問や報告の連続です。

その中で、キラリと光る部下がいました。

その子は、「報告」「連絡」「相談」(いわゆる ホウレンソウ)が
上手なのです。

最初に伝えたいことを簡潔にまとめてから、伝える

まず、第一声がとてもシンプル簡潔でした。
時間にして2~3秒。文字数にすると30~40文字程度でしょうか。

「メール設定作業で、手順書通りの画面が出なくて作業が止まってしまいました。」
「今日の進捗報告です。単体試験を20%消化しました。明日中の試験完了は厳しいかもしれません。」

その後、はじめて伝えたいことを話します。

忙しい上司にとって、第一声が手短な報告は、ありがたいです。
“報告は聞きたい。でも、今は時間が無い。”
なんて急いでいる状況の場合、上司の頭の中では
「報告を受けて把握はしたい。報告内容の緊急度が低ければ、メール報告でよさそうだ。」
等と、時間を効率的に配分・判断して、
「ちょっと急いでいるから、残りの報告はメールください。」
と、部下に指示を出すことだってできます。

そんなバタバタした状況の上司に、いきなり
「報告です。~~~~~」
と、全部喋ってしまったら、上司は
「待てまて待て。要点は?」
と、言葉を塞いでしまいます。

皆さんだって、せっかく報告しているのに、出鼻をくじかれたら、ムッとしませんか?
でも、上司にそう言わせてしまったのなら、原因は自分の報告の”構成”が問題なのです。

私は、よく新聞に例えて話します。
まずは、新聞で云う「タイトル」を聞かせてください。と。
今から話そうとする内容を、30~40文字以内にまとめてください。
それから、新聞の本文に入ってください。

もし、上司や仲間に報告をした後、
「要するに?」
「つまり?」
と返答されたら、
それはいきなり、新聞の本文に入ってしまった。ということです。

まずは、新聞のタイトルから、話しましょう。

報告する内容 = 相手の欲しがる情報

例えば、期限のある仕事の進捗報告をする時、何を報告しますか。
進捗率?
仕事の、前倒し・オンスケ・遅延状況?
もちろん、それもあると思います。

しかし中でも、上司が気にするのは「期限」を守れるかどうか?です。

そんなの人に依るんじゃない?

確かにそれもあると思います。
ですが、期限ギリギリの状態で、まだ作業が完了していない。
という状況は、上司ならば誰しも危機感を感じる状況のはずです。
そんな心理状態の人が欲しい言葉は、間に合うか?間に合わないか?
ではないでしょうか。

つまり、進捗報告=自分の作業の進み具合 を報告するだけでは、
上司は納得できないわけです。

では、何を報告すればよいのか?

それは、上司が欲しいと思う情報です。
先程の例ですと、期限を守れるかどうか?が欲しい情報です。

人によって価値感が違う為、欲しい情報は違ってきます。
ですので、日頃から相手を観察し、何を大切に思う人なのか?
を知っておくといいですよ。

相手が欲しがる情報を切り口に報告するよう、
心がけてみてください。

質問する時は、努力の結晶を見せる

配属したばかりの時は、右も左もわからない状態です。
皆が共通で閲覧する資料の保管場所から、
PCのツールの使い方等、
多岐にわたります。

そんな時、周りの人や上司に質問することになるのですが、
最初のうちは、質問すれば、素直に答えてくれます。
しかし、1ヶ月もすれば、周りの人には勝手に「そろそろ慣れてきた」と判断されてしまいます。
挙句、過去に似たような質問をしていた場合、「同じ質問?」という空気を醸し出されてしまうことがあるのです。

切ないですよね。
わからないから、聞いているだけなのに・・・

でも、似たような状況は、yahoo知恵袋でも見ることができます。
回答の中に「まずは自分で調べましたか?」というコメントを見たことがあります。
こうしたコメントがある質問は、大抵、”簡単な質問”であることが多いようです。
質問する側としては、簡単も複雑も無いのですが、
答える側は、辞書替りにされることに抵抗を感じる人もいるということです。
つまり、「事前に自分なりに解決しようと調べたけれど、答えが見つけられなかった。」
という気持ちや努力を表現しないと、ビジネスにおいても
好感度が下がる → “努力が足りない”と評価が下がる
可能性がある。ということです。

まぁ、一つのコミュニケーションテクニックですね。
嘘はダメですけど、少しは調べますよね。
その調べた手順を伝えた上で、「わからなかったので教えてください。」
と質問すれば、快く答えてくれるものです。

え。全然、調べてない場合は?
えー・・・

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