2019/05/26

仕事ができるヤツになれ!~入社前にやるべきこと~

 

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「会社に入るまでに、どんな勉強をしておけば良いですか?」
という質問を受けました。

成長に前向きな、良い質問です。
「少しでも自分を良く評価して欲しい」
「他の人より1歩でも前に進みたい」
そんな気持ちは、誰しもが持つものですし、
努力する姿勢を見せてくれる社員には、目をかけてあげたくなります。

特に社会人になりたての頃は、みんなスタートラインが同じです。
そこから他の人と差別化する為には、一体、何ができるのでしょうか?
実は、与えられた仕事を頑張る他に、入社前の学生のうちからできることがあるんです!
それは・・・

Excelを使いこなせるようになること。

Excelは、今やお仕事では資料作成などに欠かせないソフトとなっています。
”使うこと” なら、現場で覚えても、なんとかなるでしょう。
でも、想像してみてください。
設定された数式を編集できる
関数を入力して自動で計算させる
ショートカットキー操作でシート内を自在に移動できる(マウス操作は時間がかかります)

など、依頼された仕事を「早く」「綺麗に」「正確に」できる社員が近くにいたら、
困った時などにちょっと質問したり、頼りにしたくなりますよね!
上司・先輩に、一目置かれる。
そんな自分になりませんか?

「たった1日で即戦力になるExcelの教科書」(吉田 拳:著)

私自身も、著者と似た考え方で、
・業務で必要とする機能はほぼ決まっている(不要な機能は覚えない)
・便利機能を駆使して、如何に早く仕事をこなすかが重要
という目線で、教育しています。

例えば、第1章にある
”ショートカットを駆使してマウスに手を延ばす頻度を下げる”
も、その一つ。
フィルターで絞込みをしたデータ(明細部分)を全部選択して、他のブックに貼り付けたい!
そんな時、データをマウスで選択し、縦スクロールしながら
最下行が表示・選択されるまで、ひたすら待つ人がいます。

ちょっと待ったー!
50,000行もあるデータを縦スクロール&選択するだけに、十何秒もかけるの?
時間が勿体ないんですけど。
途中で、選択し損ねたら、また先頭から選び直すの?
やめてよ。確実な仕事をしようよ。

と、心の中で叫びつつ、本人には具体的な操作方法をソフトにお伝えします。
① まずは最下行までジャンプしましょう。 Ctrl + End で、最後のデータに飛べます。(1秒かかりません)
② 次に、Shift + Ctrl + Home で、先頭まで一気に移動&選択します。
③ 最後に、Shift + ↓ で、ヘッダ部分を除きます。(合計4秒かからないかと)
わー、選べましたね!よかったよかった~。

いや、マジでよかったです。
てか、仕事が忙しい時のマウス操作ミスなんて、迷惑以外の何モノでもございません。
是非、皆様にもショートカットキーを有効活用いただきたく。
先輩からのお願いです。

同じく、第1章にある
”操作を間違えたら、落ち着いて Ctrl + Z で元に戻す”
も、是非、覚えていただきたい。
ミスしない人間はいませんので、間違えても構いません。
但し、『あ、間違った。』となったら、とにかく Ctrl + Z ですよ。元に戻ります。

また、
第3章 真っ先に知っておきたい6大関数
もオススメです。

私が業務でよく使用するのは、”重複データを探したい”ときかな。
例えば、

1
22
22
333

なんてデータがあるとします。
Excelの、メニュー「データ」>重複の削除 で、データを一意にすると、

1
22
333

になりますね。
でも、業務上では、”重複しているのは、22であること” を知りたい場面が多いです。
そんな時は、VLOOKUP関数とEXACT関数を使用します。
具体的な使い方は・・・長くなるので、別の機会に書きましょうか。
もし、「早く教えてよ!」という方がいらっしゃいましたら、このページの「いいね!」を押しておいてください。
ご希望の方が多ければ、なるべく早く、書くようにしますね。

あ、そうそう。Excelとは関係ないのですが、個人的にいつも教育していることがあります。
例えば、サーバ(1つのファイルを皆でアクセスする環境)に保存しているファイルを開く時、
『とりあえず、見てみたい。書き込みはしないつもり』 という前提で開く場合は、
マウスの右クリック + 新規 で開いてください。
これは、ファイルをコピー & 開いているけど & 保存していない という状態になります。
つまり、元のファイルには全く影響がない状態になるのです。
共有をかけていないファイルというのは、あなたが開いただけで、他のユーザからは書込みできなくなります。
編集したい人にとって、直ぐに編集できないのは困ります。
また、『とりあえず、見てみたい。書き込みはしないつもり』だったのに、
自分では気付かず、何かキーを押してしまい、一部データが消えて、Excelの自動保存機能で上書きされてしまった。
という事故を防ぐこともできます。
一石二鳥ですね。

Excelについては、他にも是非、覚えておいてほしいことがこの本には沢山書かれています。
参考書がわりにして、お勉強してみてください!

◆目次
第1章 最初に知っておくべき7つのポイント
第2章 数式を制する者はExcelを制す
第3章 真っ先に知っておきたい6大関数
第4章 応用と組み合わせで関数の威力を10倍高める
第5章 日付と時刻の落とし穴を知らずにExcelを使う恐ろしさ
第6章 文字を自在に扱う
第7章 表作成の極意 ~日々の資料作成を効率化するには
第8章 成果につながるExcel仕事の本質をおさえる

 

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