2020/03/02

チーム作業のマナー~共有ドキュメント編~

 

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皆さんは、メンバーと共有するサーバに保管されているExcelファイルを開いた時、
「XXX.xlsxは編集のためロックされています。」といった、
使用中を示すメッセージに遭遇したことがありますでしょうか?

チームで作業をする場合、共有サーバにファイルを保管し、
皆が自由に閲覧したり、更新できることは、とても便利ですよね。

複数ユーザーで1つのファイルを更新することが明らかな場合、
Excelの[共有ブック]機能を利用すると、皆で同時に書込みできる為、重宝します。

しかし[共有]設定すると、ファイルを開く速度が遅くなったり、
シートの削除やコピー・移動ができず、不便な一面もあることから、
[共有]設定をあえて避けるプロジェクトもあるのです。

[共有]しない場合は当然、書込みできるユーザは先着1名様となります。

さて問題です。

あなたが、この先着1名様になりました。
おめでとうございます。
「ちょっと中身を確認したかったんだよね~」と、ファイルをダブルクリックして開きました。
すると遠くで同僚が自分を呼んでいます。
「あ、もう会議の時間だ。ヤバイ!」と、慌てて離席します。
画面はロックをかけているものの、ファイルは開いたまま、でかけてしまいました。
この後、どうなるでしょう?

<答え>
 筆者が、怒ります!

怒った顔をお見せできないのは残念ですが。
少なくとも、あなたが留守にしている間、他のメンバーはファイルに書込みできません。
仕事が進まず、困る人が出てくると思います。
人によっては、イライラし始め、最後には「誰がファイルを開いているのか?!」と、
犯人探しになるケースもあるのです。
(使用中メッセージの、使用者が ’ほかのユーザー’で表示され、特定できないケースがあります。)

結果、ファイルを開いただけなのに、あなたは周りに迷惑をかけてしまう
『犯人』になってしまうのです!

では、どうすれば周りに迷惑をかけず、ファイルを開くことができるのでしょうか?

書込み予定が無いのであれば、読取り専用で開きましょう。
STEP1:ファイル上にマウスのカーソルを当て、右クリック
STEP2:「新規」を選択
これだけです。

是非、今日から使ってみてください。

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